Worauf Sie für einen erfolgreichen Go-live achten müssen

Oder: Was gegen die Aufregung wirklich hilft

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Ein Software-Go-live ist für uns als IT-Unternehmen immer eine kritische Situation: Alles muss in diesem Moment funktionieren, ansonsten drohen die Prozesse beim Kunden stillzustehen. Kein Wunder also, dass so ein Go-live auch für mich als Projektleiterin nervenaufreibend sein kann. Mit der richtigen Vorbereitung lassen sich viele Probleme aber vermeiden.

Stellen Sie sich einmal vor, die Prozesse in einem Lager setzen für einen Moment aus. Daran hängen etliche Folgeaufträge und ein Warenstillstand. Kein Unternehmen kann sich so etwas auch nur für einen Moment leisten – und wir als Dienstleiter, die gerade eine Software-Lösung implementieren und daher am Stillstand schuld sein könnten, schon gar nicht.

Und genau das ist der Grund, warum mein Puls während eines Go-lives oft steigt. Aber wenn ich genau hinschaue und in mich rein höre, dann ist es eigentlich eher eine positive Aufregung: Endlich ist der Zeitpunkt gekommen, in dem wir das in Monaten Erschaffene und mit dem Kunden bis ins Detail Ausgefeilte live schalten!  

Die Vorbereitung auf den Go-live

Meine Mannschaft hat monatelang auf den Go-live hingearbeitet: Sie hat entwickelt, getestet und bis tief in die Nacht Bugs und Fehlermeldungen bearbeitet, damit der Kunde – bis jetzt ohne Ausnahme – am Morgen des Go-live genau da ansetzen kann, wo er am Vorabend aufgehört hat.

Ich bin Teil eines Systems, das sich zum einen auf der Kundenseite um die Abläufe und Prozesse kümmert und auf der anderen Seite sämtliche Anforderungen und Informationen in mein Team hineinträgt. In einem ständigen Kommunikationsprozess – in Realisierungsbegleitterminen, wie wir Projektleiter es im Buzzword-Bingo nennen – bekommt der Kunde ein Gefühl für das Look and Feel der neuen Software, die er in jedem Realisierungsschritt besser kennenlernt.

Denn Software ist nur dann gut, wenn sie der Organisation UND dem einzelnen Mitarbeiter nützt. Beziehen wir die Mitarbeiter von Anfang an in unsere Überlegungen, Absprachen und Vorstellungen mit ein, dann ist das Risiko eher gering, dass beim Go-live die Mitarbeiter ratlos auf den Bildschirm schauen. Wir hatten auch schon öfter den Fall, dass wir den Kunden direkt in die Teststrecke mit einbeziehen und quasi vom Handling des Kunden lernen und genau da ansetzen.

Ein kleiner Vorgeschmack auf das große Ganze am Ende bietet dann der Integrationstest. Dieser wird bereits unter realen Bedingungen im Lager beim Kunden mitten im Betrieb durchgeführt. Der Kunde erstellt einen Testplan und wir stimmen ihn gemeinsam ab, beraten und unterstützen.

Die Logistik-Lösungen, die wir implementieren, müssen sich immer in die bestehenden Systeme unserer Kunden einfügen. Wir müssen also besonders darauf achten, dass alle Schnittstellen passen und die Systeme miteinander funktionieren. Oft werden im Laufe der Zeit Prozesse neu geschaffen oder umgeändert. Wir überprüfen daher in der Testphase frühzeitig und ständig auch sämtliche Schnittstellen, die die bestehende IT mit der neuen Software verbinden.

Eine kleine Absicherung vor jedem Go-live liefert mir außerdem die Dokumentation: Jede Rolle, die im Entwicklungsprozess beteiligt ist, vom Entwickler bis zum Anwender, weiß anhand dieses Dokumentes, was die Software kann, wie sie funktioniert und was sie letztendlich verarbeitet. Das macht zwar unheimlich viel Arbeit, allerdings ergeben sich für beide Seiten daraus unheimlich viele Vorteile für eine erfolgreiche gemeinsame Projektarbeit. Schlussendlich schulen wir unsere Kunden und jeden einzelnen Anwender so lange, bis jeder Mitarbeiter in wenigen Schritten zum Ziel kommt und sich mit den neuen Abläufen und Prozessen vereint fühlt.  

Voraussetzungen für einen erfolgreichen Go-live

Eine gute Kundenbeziehung basiert auf einer zielgewandten Kommunikation. Was auch immer der Einzelne leistet, damit die neue IT am Ende steht: Jeder muss dazu beitragen, dass kein Detail fehlt. Das betrifft nicht nur unsere Projektarbeit, sondern fordert auch Engagement vom Kunden. Er muss uns ein gut funktionierendes WLAN zur Verfügung stellen, eine entsprechende Serverinfrastruktur, die nötigen Datenbanken sowie die gesamte Lagertechnik, die für den Prozess notwendig sind. Dass die Lagerphysik die Voraussetzungen erfüllt, die zum Beispiel eine AutoStore-Anlage benötigt, wird schon im Vorfeld geprüft und auch die Lagerplätze und Waren werden zu Beginn vom Kunden ausgezeichnet. Alle Anforderungen werden in laufender Kommunikation abgestimmt und eingerichtet.

60 Prozent mehr Lagerplätze: Lagerautomatisierung mit LogBase® und AutoStore®

Ein spannendes Projekt mit erfolgreichem Go-live im Jahr 2017: Für Bosch Rexroth haben wir in Nürnberg unsere Lagerlösung LogBase implementiert. Hier finden Sie den ganzen Projektbericht.



Auch wir bereiten uns vor: Während der gesamten Bauphase „inhalieren“ mein Team und ich die Organisation des Kunden und deren Prozesse. In diesen Wochen und Monaten gibt es keinen Winkel im Lager, den wir nicht kennenlernen, und keine Beschaffenheit, die wir nicht in die Prozessdigitalisierung einarbeiten. Nur so können wir sicherstellen, dass die IT am Ende genau den individuellen Anforderungen des Kunden entspricht.

Zuletzt stellt ein Integrationstest sicher, dass bei der Inbetriebnahme nichts schiefgeht. Dabei prüfen wir noch einmal die Software, die Schnittstellen und die Automatik. Erst dann gibt der Kunde die Software zur Produktivsetzung frei. Das beruhigt meinen Puls, denn nun sorgen alle oben genannten Punkte für einen reibungslosen Start der neuen Software.

Go-live und die erste Anlaufphase

Die eigentliche Produktivsetzung der Software findet oft in der Nacht statt, wenn der Warenversand sich verringert. Bevor irgendetwas anderes getan wird, werden sämtliche Daten, also auch Bewegungsdaten aus möglichen älteren Systemen, übernommen und überprüft. Damit alle Daten so aktuell wie möglich sind, findet das erst unmittelbar vor dem Go-live statt.  

Wenn ein bestehendes System durch ein neues ersetzt wird, wird das alte im Go-live abgeschaltet. Wir sind natürlich vor Ort und unterstützen die gesamte Anlaufphase des Systems, solange der Kunde es wünscht und so lange es nötig ist. Es finden weitere Schulungen statt und jeder Mitarbeiter kann die Fragen stellen, die ihn in seiner Rolle beschäftigen.

Zeitgleich werden letzte Bugs im System ausgeräumt. Die Fehlerbehebung und die weitere Koordination finden dann im Team im Backoffice der SALT Solutions statt. Korrekturen werden schnellstmöglich in einer neuen Version ausgeliefert.

Dies beendet offiziell das Projekt und der Kunde geht über in unseren Support. Unser Support sitzt in unserem Haus und ist für alle Fragen und Hilfestellungen erreichbar. Hier bieten wir unseren Kunden immer eine Rufbereitschaft an. In enger Abstimmung mit dem Kunden und auf Basis einer Differenzierung, was Go-live-relevant ist und welche Änderungswünsche gegebenenfalls auftauchen, werden weitere Baustufen umgesetzt.

Fazit: Gute Vorbereitung ist Alles

Das Fundament für jedes Projekt beginnt am ersten Tag. Eine enge Abstimmung mit dem Kunden, regelmäßige Meetings und Besichtigungen vor Ort sind nicht zu unterschätzende Voraussetzungen für den erfolgreichen Go-live einer neuen Software. Eine gute Struktur und eine organisierte Bauphase senken das Risiko einer fehlerhaften Inbetriebnahme ungemein.

Und trotzdem möchte ich nicht verleugnen, dass man nie zu 100 Prozent ausschließen kann, dass im Laufe der Implementierung ad hoc vor Ort kurzfristig Maßnahmen ergriffen werden müssen, um alle zufriedenzustellen. Der Austausch und der Einbezug aller Anwender und der Entwickler ist enorm wichtig. Denn manchmal müssen Prozesse nicht nur digital abgebildet, sondern auch umgedacht werden. Und neue Prozesse mit einer neuen Anwendung lösen oft Unmut im Unternehmen des Kunden aus, die durch eine offene Kommunikation und Empathie leicht zu lösen sind.

Auch wenn mein Blutdruck bei einer Software-Einführung leicht erhöht ist, so ist er es durchaus auch bei unseren Kunden. Das Einzige, was dagegen hilft, ist die Gewissheit, dass wir Partner auf Augenhöhe sind.

5 Tipps für einen erfolgreichen Go-live

  • Gute Kommunikation ist der Schlüssel – nicht nur zu einem erfolgreichen Go-live, sondern auch zu guter Zusammenarbeit mit dem Kunden ganz allgemein.
  • Je besser man die Anforderungen vor Ort, also die Anwendungsumgebung und die Prozesse, kennt, desto besser kann man die Lösung daran anpassen.
  • Testen, testen, testen: Es geht nichts über zahlreiche Tests, um möglichst sicher zu sein, dass beim eigentlichen Go-live nichts schiefgeht.
  • Die Meinung der Anwender ist wichtig. Indem man sie berücksichtigt, schafft man schon während des Projekts Akzeptanz für eine neue Softwarelösung und stellt außerdem sicher, dass die Anwender sie auch bedienen können.
  • Eine ausführliche Dokumentation sichert das Projekt ab und hilft außerdem dabei, die Anwender zu schulen.

FAQ

Was sind die Voraussetzungen für den erfolgreichen Go-live einer Lagersoftware?

Der erfolgreiche Go-live einer Lagersoftware ist das Ergebnis von enger, vertrauensvoller Zusammenarbeit zwischen Kunde und Dienstleister, um die individuellen Anforderungen zu erkennen und sämtliche Schritte aufeinander abzustimmen. Von technischer Seite aus betrachtet sind beim Go-live ein stabiles WLAN, eine entsprechende Serverinfrastruktur, die nötigen Datenbanken und eine geeignete Lagertechnik Voraussetzung für den Erfolg.

Wie bereite ich den Go-live einer Lagersoftware optimal vor?

Sämtliche Abläufe und Prozesse sind zwischen Kunden und Dienstleister eng abzustimmen. Indem Sie die Mitarbeiter, die das neue System bedienen werden, von Anfang an einbeziehen, sichern Sie sich die Akzeptanz der neuen Lösung. Führen Sie einen Integrationstest unter realen Bedingungen durch. Besonders wichtig ist, dass alle Schnittstellen passen und die neue Software und das bestehende System miteinander funktionieren. Eine genaue Dokumentation stellt sicher, dass vom Entwickler bis zum Anwender jeder weiß, was die Software kann und wie sie funktioniert.

Fünf Tipps für den erfolgreichen Go-live einer Lagersoftware

  1. Gute Kommunikation zwischen Kunde, Dienstleister und den künftigen Anwendern ist die wichtigste Voraussetzung für einen erfolgreichen Go-live.
  2. Lernen Sie als Dienstleister die Anwendungsumgebung, die Prozesse und die Anforderungen von Anfang an vor Ort kennen.
  3. Testen, testen und nochmals testen hilft Ihnen, im entscheidenden Moment von unliebsamen Überraschungen verschont zu bleiben.
  4. Berücksichtigen Sie von Anfang an die Meinung der Anwender, um sicherzustellen, dass die neue Software nicht am realen Bedarf vorbeigeht.
  5. Eine ausführliche Dokumentation macht wichtige Informationen für alle zugänglich und hilft später bei der Anwenderschulung.
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