Worauf man bei der Einführung eines WMS achten muss

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Ein Lagerverwaltungssystem oder WMS (Warehouse Management System) einzuführen, kann ein monatelanges Projekt sein und sollte daher gut geplant sein. Wir erklären, worauf man achten sollte.

Die Einführung eines WMS wird einem in Zeiten der Digitalisierung nicht leichter gemacht. Handbücher, Projektleitfäden, sogar eine DIN gibt es für die Auswahl und Einführung von Warehouse Management Systemen bzw. Lagerverwaltungssystemen. Das Fraunhofer Institut für Materialfluss und Logistik (IML) listet in seinem Branchenportal Warehouse Logistic aktuell 89 WMS in seiner Datenbank. Darüber hinaus existieren zahllose Implementierungspartner für jede Art von Lagerlogistik.

Die Auswahl ist also riesig. Aber, bietet einem diese Auswahl nun auch Sicherheit für die richtige Lösung und eine gelungene Einführung? Wie stellt man sicher, dass das Projekt erfolgreich abläuft?

Prozesse überdenken

Die Prozesse im Lager sind nicht direkt mit der Einführung eines WMS verknüpft. Eventuell wird das WMS auch nötig, weil man völlig neue Lagerautomatik einführt und daher vollkommen neue Prozesse schafft. Trotzdem ist dieser Punkt nicht zu verachten. Man kann die Einführung einer neuen Verwaltungssoftware auch als Chance nutzen, alle Prozesse zu verbessern.

Unsere Empfehlung ist, die Prozesse genau zu analysieren. Lagerleiter und -mitarbeiter kennen ihre Prozesse meist am allerbesten und sind in der Lage, die Prozesse im Lager genau zu beschreiben. Sie können Prozesse auch von Mitarbeitern dokumentieren lassen, die gar nicht im Lager tätig sind. Probleme können mit dem Blick von außen eventuell noch besser erkannt werden.   

Vielleicht fallen die ersten Verbesserungen schnell ins Auge. Es gibt auch externe Berater, die spezialisiert sind, Prozesse zu analysieren und Empfehlungen abzugeben. Oder man arbeitet direkt mit einem Softwarelieferanten zusammen, der Prozessverbesserungen direkt auf die neue WMS-Lösung anpassen kann.

Anforderungsdefinition

Bevor Sie sich für ein WMS entscheiden, definieren Sie am besten ganz genau Ihre Anforderungen und zwar unabhängig von möglichen Software-Präferenzen. Entscheidend sollte dabei auch Ihre zukünftige Weiterentwicklung sein. Setzen Sie nicht auf eine Lösung, die nur aktuell Ihren Anforderungen entspricht, sondern planen Sie auch verschiedene Zukunftsszenarien mit ein.

Vielleicht erwarten Sie in den nächsten Jahren ein deutliches Wachstum, dann sollte die Software skalierbar sein. Vielleicht können Sie auch jetzt schon absehen, dass die Lösung nicht nur in einem Lager eingesetzt, sondern auf mehrere Lager ausgerollt werden soll. Denken Sie darüber nach, inwiefern sich das Verhalten und die Erwartungen Ihrer Kunden in den letzten Jahren verändert haben. Wie stellen Sie sicher, dass Ihr Lager solche Trends auch in den nächsten Jahren bewältigen kann?

Auswahl des passenden WMS

Mit der Anforderungsdefinition sollten Sie in der Lage sein, eine erste Auswahl passender Lösungen zu treffen. Darüber hinaus gibt es noch weitere Faktoren, die über die reine Funktionalität der Software hinaus helfen können:

  • Referenzen

Welche Referenzen kann der Lieferant vorweisen? Verfügt er über Branchenexpertise und somit über Know-how, das genau zu Ihnen passt? Wie erfahren ist er in Implementierungsprojekten? Sind diese mit Ihrem Projekt vergleichbar?

  • Service-Angebot

Was bietet der Lieferant darüber hinaus an? Welche Zusammenarbeitsmodelle gibt es und wie sieht es nach der Implementierung aus? Gibt es ein Support-Angebot? Wie werden Ihre Mitarbeiter geschult?

  • Mitarbeiterzufriedenheit

Nicht nur Sie, auch Ihre Mitarbeiter müssen mit der Anwendung zufrieden sein, denn nur dann wird sie konsequent und korrekt verwendet. Wie benutzerfreundlich ist die Lösung? Wie groß ist der Schulungsaufwand, um neue Mitarbeiter einzulernen?

WHITEPAPER: Welche Funktionen sollte ein WMS haben?

Mit einem Warehouse Management-Systeme (WMS) sind Sie in der Lage, die Prozesse in Ihrem Lager digital abzubilden und zu überwachen. Das Angebot reicht von gewaltigen Standardsystemen über komplexe individuell entwickelte Lösungen bis hin zu kleineren Erweiterungen zum ERP-System. Wer sich mit Investitionen in sein bestehendes oder ein neues WMS beschäftigt, steht vor der schwierigen Aufgabe, genaue Anforderungen an den Funktionsumfang zu definieren. Der Mehrwert eines WMS liegt oft in passgenauen Funktionen, die in der Lage sind, Prozesse möglichst exakt und individuell abzubilden. Es lohnt sich, das Auswahlverfahren strategisch anzugehen. Dieses Whitepaper gibt Ihnen einen detaillierten Überblick, worauf Sie hinsichtlich der Funktionen eines WMS besonderen Wert legen sollten.

Umsetzung, Realisierung und Go-live

Die erfolgreiche Umsetzung steht und fällt mit guter Kommunikation. Je besser Ihr Implementierungspartner und die eigenen Mitarbeiter miteinander kommunizieren, desto besser wird das Projekt ablaufen. Geben Sie dem Softwarelieferanten möglichst viel Einblick in das Lager, damit jeder Prozess richtig abgebildet werden kann.

Je besser ein Go-live vorbereitet werden kann, umso weniger geht im Regelfall schief. Daher ist es immer sinnvoll, nicht zu sehr unter Zeitdruck zu agieren. Die Implementierung eines WMS in einem automatisierten Lager dauert gerne bis zu zehn Monaten.

Zusammenarbeit mit einem Partner

Das Fraunhofer IML empfiehlt, bei der Auswahl und Einführung eines WMS auf externe Experten zurückzugreifen, um die üblichen Stolpersteine zu umgehen. Aus meiner Sicht bietet das vor allem den Vorteil der Erfahrung. Denn ein Partner weiß Bescheid über verschiedene Einführungsmethoden, Inbetriebnahmen im Greenfield und über komplexe Migrations- und Ablösungsprojekte, was die kritischen Pfade im Projekt sind und worauf Sie als Anwender beziehungsweise künftiger Anwender besonders achten sollten.

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