Wichtige Kennzahlen in der Logistik

Diese KPIs sollten Sie kennen

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Wenn wir wissen wollen, wie sich unser Unternehmen in seinen wertschöpfenden Bereichen entwickelt, benötigen wir – wie fast zu erwarten war – Kennzahlen. Kennzahlen schaffen Transparenz, bilden die Basis für Entscheidungen und sind die Maßgabe und Positionsbestimmung, ob die gesetzten Ziele erreicht werden können und konnten. Sie sind das Instrument um die Performance unseres Unternehmens zu überwachen und zu steuern, folglich sind sie unverzichtbar.

Menschen messen sich in den verschiedensten Lebensbereichen mit Zahlen. Zahlen ermöglichen Vergleichbarkeit und zeigen, was man „geschafft“ hatbeziehungsweise ob man überhaupt auf dem richtigen Weg ist, sein Ziel zu erreichen. Sie sind Vorgaben an jeden einzelnen Mitarbeiter in seinem jeweiligen Verantwortungsbereich und als solche geschätzt und gefürchtet, denn sie belegen als Fakten den Erfolg der eigenen Arbeit.

Welche Rolle spielen diese Zahlen in der Logistik? Die Entwicklung eines Unternehmens und die permanente Reaktion auf das Marktumfeld stellt immer wieder die Prozesse des logistischen Fulfillments auf den Prüfstand. Die Logistik muss oft in hohem Maße anpassbar und skalierbar sein. Kennzahlen helfen dabei, Kosten und Prozesse zu prüfen und zu optimieren.

Als Projektleiter für die Einführung von Logistik-IT-Systemen sind Kennzahlen für mich immer ein Teil der Anforderungen, was das neue System ermöglichen, unterstützen und aufzeigen soll.

Was sind Key Performance Indicators (KPIs)?

Nimmt man das Wort einmal auseinander, dann kommt man schnell zu den Fragestellungen, für die es tatsächlich steht: Key: der Schlüssel zur Wertschöpfung. Was sind die Schlüsselfaktoren, die den Erfolg unserer Arbeit beeinflussen und wie kann man sie messen?

Performance: Wenn mein Unternehmen optimal auf Angebot und Nachfrage eingestellt ist, wenn die Standorte, Mitarbeiter, Arbeitsabläufe und Kosten zusammenpassen, dann stimmt die Performance, also die Leistungsfähigkeit unseres Unternehmens. Wie können wir also die Leistung bewerten, um das Leistungspotential auszuschöpfen?

Indikatoren charakterisieren dieses Zusammenspiel der Prozesse im Unternehmen, sie sind das Alarmzeichen, wenn etwas nicht läuft, und geben das Ziel vor. Es geht also darum, diese Indikatoren zu definieren und zu benennen, um die Leistung des Unternehmens messbar und vergleichbar zu machen.

Sie müssen mit organisatorisch wichtigen Zielsetzungen verbunden, messbar, und letztlich mit zeitlichen und ergebnisorientierten Rahmenbedingungen versehen und damit erreichbar sein.

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Welche Vorteile haben KPIs in der Logistik?

Prozessverbesserungen und Optimierungen sind allgemein erst möglich, wenn man die echten Zahlen kennt. Mit Hilfe von KPIs ist es möglich einen Prozess über einen Zeitverlauf zu beobachten und diese Daten zu dokumentieren und zu vergleichen.

Allgemein geht es in der Logistik um Ziele wie schnelle und kostengünstige Lieferfähigkeit, hohe Qualität in der logistischen Abwicklung, Kostenreduktion zum Beispiel der Kapitalbindung durch schnellere Warenverfügbarkeit und weniger Lagerbestand. Solche Zielstellungen erfordern Entscheidungen über potenziell hohe Investitionsvolumen, wenn es etwa um Standortentscheidungen, Mitarbeiter oder eingesetzte Lagertechnik und den Automatisierungsgrad geht. Auf strategischer Ebene ermöglichen Kennzahlen daher Kosten-Nutzen-Entscheidungen, bilden Grundlagen für Investitionsanalysen und ROI-Ermittlungen und helfen, das Risiko unternehmerischer Entscheidungen zu bewerten.

Auf operativer Ebene helfen KPIs, das Tagesgeschäft immer wieder zu bewerten. Wir benötigen KPIs, die die Produktivität widerspiegeln und uns im Tagesgeschäft Warnhinweise geben, ob das Tagesziel erreicht werden kann, ob sich Rahmenbedingungen geändert haben (mehr Aufträge, verspäteter Versanddienstleister, technische Probleme) und Mitarbeiter in anderer Zahl oder an anderen Stellen eingesetzt werden müssen.

Ausgerichtet an den qualitativen und quantitativen, strategischen und operativen Zielen in der Logistik helfen KPIs, die getroffenen Maßnahmen und Strategien zu bewerten. Ist das Ziel zum Beispiel die Erreichung einer 24-Stunden-Lieferfähigkeit, betrachtet man die mit diesem Ziel verbundenen KPIs: Lagerbestand und Umschlaghäufigkeit, Kommissionierleistung, Versandleistung.

Da sich die Prozesse gegenseitig beeinflussen, ist es wichtig, die Abhängigkeiten zu kennen und transparent zu machen. Um eine bessere Kommissionierleistung zu erzielen ist es notwendig, mehr Aufwand im Wareneingang vorzusehen, zum Beispiel durch Labelanbringung an Artikeln oder durch aufwändigere Einlagerstrategien bis hin zu Cross-Docking. Die Kennzahl „Units pro Stunde“, die im Warenausgang als Sollwert vorgegeben wird, kann dann eben nur umgesetzt werden, wenn im Wareneingang ein niedrigerer Wert akzeptiert wird.

Voraussetzung für eine optimierte Logistik: Softwaregestützte Analysen

Es ist also notwendig, Transparenz zu schaffen, Vorgaben zu definieren, zu dokumentieren und damit Entscheidungen zu ermöglichen. IT-Systeme in der Logistik sind nicht nur der Taktgeber der Arbeitsprozesse und damit Einflussfaktor auf die qualitative und quantitative Zielerreichung, sie messen und dokumentieren auch die wichtigen Kennzahlen und sind damit die Basis für verlässliche Entscheidungen.

In der Einführungsphase meiner Projekte werden hier oft große Erwartungen gesetzt: Wie wird die Kommissionierleistung pro Stunde mit dem neuen System sein? Wo sind die Stellschrauben, flexibel auf das Auftragsvolumen zu reagieren? Das ist meine Aufgabe in der Umsetzung von IT-Systemen für die Logistik: die wichtigen Informationen schnell zugänglich zu machen, gemeinsam mit dem Kunden die Stellschrauben zu bewerten und das System so offen und flexibel zu halten, das schnell auf geänderte Rahmenbedingungen reagiert werden kann.

Wenn darüber hinaus mit einem passenden Leitstand, in Dashboards und Echtzeit-Auswertungen aufgezeigt wird, in welchem Bereich gerade Engpässe sind, wo die Zielvorgaben eben nicht eingehalten werden können, dann kann direkt reagiert und können zum Beispiel Mitarbeiter eingesteuert werden. Das IT-System liefert damit idealerweise nicht nur die direkten operativen KPIs sondern erlaubt auch direkt die Ableitung von Maßnahmen und Aktionen.

Die wichtigsten KPIs in der Logistik

Es geht also im ersten Schritt darum, die richtigen Anhaltspunkte zu finden und diese regelmäßig zu ermitteln und im zweiten Schritt, die richtigen Maßnahmen daraus abzuleiten und zu handeln bevor ein „Schaden“ eintritt.

Welches sind nun die wichtigen KPI, um die Leistungsfähigkeit der Logistik im Unternehmen zu analysieren und zu optimieren?

Wie Eingangs schon festgestellt bilden Kennzahlen immer erst mit den mit ihnen verbundenen Zielen ein „Schlüsselkriterium“, einen Key-Indikator, sie sind auf einen Zeitraum und eine bestimmte Fragestellung bezogen. Es gibt daher keine immer geltenden, allumfassend und allgemeingültigen, sondern jeweils individuelle auf die eigenen Ziele und Möglichkeiten ausgerichtete KPIs.

Mit der Betrachtung der typischen logistischen Fragestellungen sind Kennzahlen und damit in Frage kommende KPI verbunden. Viele Kennzahlen sind aber auch individuelle Erfahrungswerte wie die Aussage „Mein Automatiklager ist effizient, wenn ich durchschnittliche Artikelanzahl von x pro Lagerplatz einhalte“.

Im Folgenden zähle ich klassische KPIs für Einzelprozesse auf, mit denen wir in Kundenprojekten häufig arbeiten:

  • Für das Bestandsmanagement im Lager, verbunden mit dem Ziel einer schnellen Lieferfähigkeit und dennoch möglichst geringen Kapitalbindung, betrachtet man die Kennzahlen zu Lagerfüllgrad, Lagerumschlaghäufigkeit, Bestandswert, Reichweite, Beschaffungszeit, und auf operativer Seite die Rüstzeiten im Wareneingang (wann ist mein Bestand nach Wareneingang verfügbar und gezählt), Fehlerquote und daraus resultierend manuelle Korrekturen und Umbuchungen, die den Bestandswert beeinflussen.
  • Betrachtet man die Kosten des Lagerhandlings, sind typische Kennzahlen die Mitarbeiteranzahl sowie die Anzahl der Lagerhandlingsvorgänge pro Tag oder Schicht, Einlagerungen, Auslagerungen, Umlagerungen, lagerinterne Transporte, Leerlauf. Hier lassen sich Entscheidungen zur internen Lagerorganisation ableiten (räumliche Aufteilung von Lagerbereichen), Schichtpläne oder ganz strategische Gedanken, wie Outsourcing an einen Dienstleister.
  • Mit dem Ziel möglichst kurze Durchlaufzeiten für Kundenaufträge zu erreichen, bilden wir KPIs für Lieferquote, (Aufträge, Artikel, Stück), Versandkosten, und auf operativer Ebene zeitliche Kennzahlen zu den einzelnen Arbeitsschritten pro Stunde (Picken, Verpacken, Konsolidieren, Versenden) und flankierend qualitative Kriterien wie Bestandssicherheit (liegt die richtige Ware immer am ausgezeichneten Ort) und Fehlpicks. Mit weiteren qualitativen Zielen für die Kundenbelieferungen kommen Kennzahlen zur Lieferqualität (Fehllieferungen, Transportschäden) aber auch Retourenquote, qualitatives Retourenhandling Wie lange muss beispielsweise ein Kunde warten, bis die Retoure geprüft, vereinnahmt und rückerstattet ist.
  • Über das Lager hinaus in der Beschaffungs-, und Distributionslogistik spielen wieder andere Kenngrößen eine Rolle wie Transportkosten, Verfügbarkeiten, Energieeffizienz, Leerfahrten, Fehlerquoten, Technikausfälle und sonstige externe Einflüsse.
WHITEPAPER: So trägt Logistik zur Wertschöpfung bei - Ein Ratgeber für Handelsunternehmen, die mehr wirtschaftliche Nachhaltigkeit anstreben

Logistik hat viele Aspekte und oft haben Handelsunternehmen noch ein großes Potenzial, die logistischen Prozesse so zu gestalten, dass sie aktiv zur Wertschöpfung beitragen. Aber auch eine gut funktionierende Logistik trägt nicht automatisch zur Wertschöpfung bei. Es sind moderne IT-Lösungen nötig, damit die Logistik bestmöglich zum Geschäftsergebnis und zur Zufriedenheit von Kunden und Mitarbeitern beitragen kann. Dieser Ratgeber soll das Bewusstsein dafür schärfen, dass Logistik weit mehr als ein Kostenfaktor sein kann und beleuchtet die verschiedenen Handlungsfelder.

Fazit

KPIs sind dynamisch, sie hängen mit lang-, mittel- und kurzfristigen Strategien und Unternehmenszielen zusammen beziehungsweise bilden auf operativer Ebene die Basis für Beurteilung und Reaktionen im Tagesgeschäft. Mit Hilfe von IT-Systemen (ERP, WMS, Data Warehouse) können Leistungskennzahlen erhoben, dokumentiert und transparent dargestellt und somit unternehmerische Entscheidungen abgeleitet werden.

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