Whiteboard-Session: Von Business Process Management zum Robotic Process Automation: So gestalten Sie Prozesse effizient!

Bewerten
4 Bewertungen,
Durchschnitt 5,0

In diesem Video erfahren Sie von unserem Spezialisten Patrick Henze, wie Sie Ihre Prozesse durch Business Process Management systematisch optimieren können und wie sich diese Methode von Process Mining, Task Mining und Robotic Process Automation abgrenzt.

Video-Transkription


Hallo, mein Name ist Patrick Henze und hier bei der SALT Solutions AG bin ich im Team für die Industrien Chemie und Pharma.

Mitgebracht habe ich heute eine interessante Fragestellung, die mir gerade viel begegnet im Markt: Business Process Management - BPM. Wie grenzt sich das eigentlich ab zu den anderen Begriffen, die gerade viel erwähnt werden, wie PM, Process Mining, TM, Task Mining und RPA, Robotic Process Automation? Was ist das eigentlich, was hat es miteinander zu tun? Wie hilft es sich gegenseitig? Das möchte ich heute mal im Detail an diesem Schaubild erläutern.

Mitgebracht habe ich einen Beispielprozess – kein offizieller End-to-End-Prozess – deswegen einfach nur ein simples Beispiel, um hier den Prozess einmal aufzuzeigen. Wir haben einen Auftrag oder mehrere Aufträge, die angelegt werden. Diese werden zusammengefasst in Planungen, in einem Planungslauf, um am Ende die Produktion auszuführen an allen oder verschiedenen Standorten. Das ist ein ganz generisches Beispiel:

Was macht Business Process Management?

Was macht das klassische Business Process Management an dieser Stelle? Es definiert erstmal den Soll-Prozess. Es dokumentiert den Prozess, damit wir ihn im Handbuch stehen haben. Für Anforderungen aus der ISO-Norm oder aus anderen gesetzlichen Anforderungen habe ich einfach das Bedürfnis, dies zu tun und kann dann anfangen, mit Beobachtungen und Fragestellungen kontinuierlich zu versuchen, diesen Prozess noch besser, noch schneller hinzubekommen.

Eine konkrete Fragestellung könnte sein: In einem von drei Werken dauert der Teil des Prozesses von Planung zur Produktion immer einen Tag länger im Schnitt. Hier könnte man nun versuchen, mit Fragerunden, mit Workshops herauszufinden: Warum ist das hier anders als woanders? Arbeiten die anders? Sind die Gegebenheiten einfach andere, sodass der Soll-Prozess hier einfach nicht passt? Muss ich mit einer Prozess-Variante arbeiten, um dann einfach ein anderes Soll zu akzeptieren oder kann ich etwas abstellen, um das Ist zu verbessern? Das sind so die Fragestellungen, die uns im BPM herumtreiben. Wir haben tolle Modellierungs-Tools, die vieles auch schon können, sich auch weiterentwickeln, immer mehr in diese anderen Bereiche eintauchen.

Unverfälschte Ist-Daten dank Process Mining

Aber was sind die eigentlich und was bringen die uns? Angefangen mit der Fragestellung des Process Mining - was ist das konkret? Hier fangen wir an, bei dem Ende des Prozesses zu starten und uns rückwärts in kleinen Schritten zu bewegen. Wo kommen die Informationen her, wo wurden sie übergeben, wie lange liegen sie irgendwo, wer arbeitet hier mit wem zusammen? Dadurch bekomme ich zum einen eine reine Ist-Daten-Darstellung: Alle nur mit echten Systemdaten durch sogenannte Event-Logs,die in einem ERP passieren, werden genau diese Daten-Übergaben dokumentiert und ich kann wie ein Pfadfinder rückwärts durchs System laufen und die Maximalausprägung des Prozesses wiederfinden.

Maximalausprägung deswegen, weil natürlich nicht alle Prozesse stringent durchlaufen, wie das mal der Plan war. Manche laufen zum Beispiel durch sogenannte Korrekturbuchungen. Das ist dann ganz spannend, wenn ich feststelle, die Hälfte aller Planungsläufe laufen in Korrekturbuchungen, die anderen nicht, dann habe ich hier einen Sachverhalt gefunden, der es wert ist, weiter mit Fragen zu kommen: Wie ist das denn passiert? Kann man das abstellen? Möchte man das?

Also der klassische Unterschied hier schon mal: Das Process Mining kann ich auch ohne konkrete Fragestellung starten. Weil mit den Ergebnissen, die ich bekomme, die spannenden Fragen eigentlich erst kommen. Und – ganz spannend – was ist denn eigentlich, wenn zwischen Auftrag und Planung die geplante Soll-Kante gar mnicht existiert? Was, wenn in meinem ERP die Korrekturen der Aufträge eigentlich der offizielle Startpunkt sind, weil davor das System gar keine Informationen findet, die es rückverfolgen kann?

Hier haben wir eine klassische Schatten-IT gefunden. Wir haben festgestellt, es gibt Systeme, die hier vorgelagert sind, in denen Informationen passieren. Das kann auch in der Mitte des Prozesses irgendwo sein, des Beispiels halber jetzt hier vorne. Und die Fragestellung ist: Wie finde ich das raus? Was für Systeme werden benutzt? Was für Tätigkeiten werden eigentlich noch alle getan von den Mitarbeitern, die das System selber gar nicht über sich weiß?

Mit Task Mining zur mehr Transparenz

Dafür gibt es dann die Idee des Task Minings. Hier gucke ich dem Mitarbeiter auf den Desktop, auch systemunterstützt, und versuche herauszufinden, welche Tätigkeiten folgen welchen? Und kann feststellen in diesem klassischen Beispiel: Aufträge, die zwar erfasst werden, gehen nicht weiter im ERP, sondern landen dann per Shortcut im CRM. Das ERP findet hier keine Informationen, weil das alles im CRM passiert.

Dann werden die ganzen Informationen noch mal in einer Excel konsolidiert und diese Excel wird von einem Mitarbeiter, der das regelmäßig tut, in einem Turnus, in diese Korrekturbuchung geworfen. Und hier startet aus ERP-Sicht dann der tatsächliche Prozess. Also alles was vorgelagert, ist finde ich jetzt raus und kann auch hier den Prozess ganz granular beschreiben. Ein anderes Beispiel: Was wir oft erleben, dass bei der Lieferantensuche in einer Einkaufsabteilung Lieferanten einfach gegoogelt werden. In klassischen BPM-Workshops wird gar nicht groß erwähnt: "Ich google dann mal ein bisschen", weil das ein so trivialer Schritt zu sein scheint, der gar nicht wert ist, zu dokumentieren. Ist er am Ende aber doch, denn das spannende ist – dieses Task Mining, das systemübergreifend ist, die Schatten-IT aufdeckt und die maximale Prozess-Landkarte aufdeckt - gibt uns die Möglichkeit, mit sogenannten Software-Robotern, der RPA, diese Schnittstellen zu automatisieren.

Mehr Effizienz mit Robotic Process Automation

Was sind Software-Roboter? Das sind kleine Roboter, die das Verhalten von Menschen imitieren, streng nach der Dokumentation, die wir im Task Mining oder Process Mining aufgedeckt haben – spannenderweise systemübergreifend. Der Roboter übernimmt hier einfach den Maus-Cursor des Menschen, übernimmt die Tastatur und tut das, was ihm einst gesagt wurde. Auch der kann natürlich mit verschiedenen Varianten arbeiten und so diesen gesamten Schatten-IT-Prozess, den wir jüngst aufgedeckt haben, direkt wegautomatisieren – ohne, dass wir Schnittstellen programmieren müssen, Wartungsaufwände haben oder sonstige Integrationsaufwände haben. Die IT-Landschaft bleibt wie sie ist. Das freut natürlich die IT. Der Process Manager freut sich auch, weil sein gesamter Prozess jetzt maximal transparent ist und deutlich beschleunigt wurde.

Diese Software-Roboter arbeiten so schnell wie die Hardware des Laptops hergibt. Also die Tastatur, der Tastatur-Puffer, die Anschläge, die ich tippen kann auf einem Laptop, sind hier wirklich das Limit, wie schnell Informationen eingegeben werden können. Das ist wahnsinnig schnell und ich kann so viele Roboter parallel in Serie schalten, wie der Prozessor das hergibt. Ich erreiche hier also in eine enorme Beschleunigung, eine viel stärkere Unanfälligkeit für Fehler, weil die Roboter einfach stumpf tun, was ihnen gesagt wird, und so habe ich dann einen Prozess, den ich auch außerhalb des führenden ERPs noch gut automatisieren kann. Innerhalb des ERPs habe ich ja oft selber Bordmittel, die viel automatisieren können. Da ist der Roboter vielleicht weniger spannend, das muss man sich dann im Detail angucken.

Was ich jetzt noch erwähnenswert finde, sind unsere Freunde von den MotionMiners. Die tun hier auch nochmal einen Shopfloor oder ein Lager darstellen. In einem Internet of Things sind die ganzen Maschinen gespiegelt, noch mal als Digital Twin, und hier durch Beacons, Sensoren und ähnliches heben wir den Menschen auch in dieses IoT-Cloud-Verhältnis mit hinein, damit dieses System den Faktor Mensch einfach auch richtig berücksichtigen kann. Also noch mal eine ganz andere Betrachtung, nämlich eine Shopfloor-Betrachtung oder eine Lager-Betrachtung der realen Sachverhalte, wenn wir hier in einer klassischen Prozess-Darstellung sind.

Das war es von mir. Wenn Sie Rückfragen dazu haben oder noch weiter darüber reden möchten, melden Sie sich gerne bei mir, ich würde mich sehr freuen.

Ich bin Patrick Henze. Vielen Dank, dass Sie zugehört haben!

Keine Updates mehr verpassen: 1

Zurück