Wertstrom­analyse: Prozesse ganzheitlich erkennen und Maßnahmen ableiten

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Interview mit Lena Reich, IT SAP Consultant und Linda Hüttner, Disposition Manager bei der RAUMEDIC AG über die Vorteile einer ganzheitlichen Prozessanalyse und die Rolle einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit für den Erfolg von Projekten.

Lena Reich, IT SAP Consultant
Linda Hüttner, Disposition Manager bei der RAUMEDIC AG

Frau Reich, welche Situation in Ihrem Unternehmen hat Sie dazu bewogen, auf SALT zuzugehen?

Lena Reich: Wir haben für das Enterprise Resource Planning SAP ERP ECC 6.0 im Einsatz und nutzen für die Produktionsplanung das Modul SAP PP-PI. Die Prozesse waren seit der ERP-Einführung im Jahr 2007 unverändert. Beispielsweise haben wir im Bereich Feinplanung viele Aufgaben analog abgewickelt und hatten mit vielen Prozessbrüchen zu kämpfen. Deshalb mussten wir die extrem komplexen Feinplanungsprozesse dringend genau durchleuchten und wollten dabei auf den objektiven Blick eines externen Partners setzen.

Linda Hüttner: Zum Beispiel ist uns bei einer bereits intern durchgeführten Analyse aufgefallen, dass wir nicht nur Hilfe bei der Auswahl des optimalen IT-Tools benötigen, sondern dass vor allem unsere Organisation und die Prozesse auf den Prüfstand mussten. Denn ohne genaue Kenntnis dieser beiden Aspekte lassen sich die richtigen Tools gar nicht finden. Um von anderen erfolgreichen Unternehmen zu lernen, wollten wir auf Best Practices zurückgreifen und daraus die richtigen Schlüsse für uns ableiten.

Welche Ergebnisse haben Sie sich von der Zusammenarbeit erhofft?

Lena Reich: Uns war klar, dass wir den Ist-Zustand unsere Prozesse überhaupt erst einmal kennenlernen müssen. Wir wollten die physischen Prozesse und die IT-Prozesse übereinanderlegen und prüfen, wo es Abweichungen gibt. Wie arbeiten wir eigentlich mit dem System? Wo sind unsere Prozessbrüche und was sind die Ursachen? Aus den Ergebnissen wollten wir ein Soll-Prozessdesign ableiten und darüber hinaus eine Antwort auf die zentrale Frage bekommen: Welches Feinplanungs-Tool passt zu uns?

Linda Hüttner: Schon vor der End-to-End-Betrachtung der Prozesse waren uns im Arbeitsalltag sehr viele Themen aufgefallen, die optimierungswürdig waren. Diese wollten wir bestenfalls bereits vor Einführung eines Feinplanungstools anpacken können. Außerdem haben wir uns Unterstützung bei der Planung des Einführungsprojekts erhofft, zum Beispiel hinsichtlich des Umfangs, des benötigten Budgets und realistischer Timelines.

Welche Aspekte waren ausschlaggebend dafür, dass Sie SALT als Partner gewählt haben?

Lena Reich: Überzeugt haben uns vor allem die toolunabhängige Beratung im Zusammenspiel mit der langjährigen Erfahrung von SALT. Nach ersten Gesprächen haben uns unsere Ansprechpartner bei SALT eine Vorgehensweise für ein Analyse-Vorprojekt vorgeschlagen, das genau zu uns gepasst hat, nämlich die Wertstromanalyse.

Welche Maß­nahmen/Tech­nologien wurden eingesetzt?

Lena Reich: Zuerst haben die SALT-Berater ihr Lean-Production-Tool für XYZ-Analysen auf einem Sandbox-System von RAUMEDIC installiert. Die Sandbox mit produktiven Daten haben wir bereitgestellt, um managementgerechte Kennzahlen auszuwerten. Außerdem hat SALT zum Zeitpunkt der Ist-Prozessaufnahme vor Ort Interviews mit allen Beteiligten aus den Bereichen Produktion, Logistik und Verwaltung geführt, um sich einen realistischen Überblick über den gelebten Alltag zu verschaffen. Die Erkenntnisse über die Prozesse wurde dann grafisch mit dem Visualisierungsprogramm Microsoft Visio dargestellt, das verschaffte uns einen dauerhaften Überblick über das gesamte Prozessgeschehen. Damit hatten wir eine gute Basis für diverse einfache Testszenarien geschaffen, die mit den jeweiligen Fachabteilungen erarbeitet wurden. Diese Szenarien vermitteln eine genaue Vorstellung über die Folgen von Eingriffen und sind eine wichtige Informationsquelle, um Entscheidungen im Change Management zu verbessern.

Haben Sie die erhofften Ergebnisse erzielt und wie wirken sich diese auf Ihr Unternehmen aus?

Linda Hüttner: Unbedingt! Wir haben alle Erkenntnisse gemeinsam mit SALT managementgerecht aufbereitet und dem RAUMEDIC-Steuerkreis im Rahmen einer Ergebnispräsentation vorgestellt. Schnell war klar: Ziel erreicht! Wir haben den Projektumfang für das Einführungsprojekt abgesteckt, die Notwendigkeit der Einführung auf Basis der vorgefundenen Faktenlage bestens vermitteln können, Benefits (Soft Savings) klar dargestellt und ein Budget platziert. Das Ergebnis war eindeutig: Wir haben die Freigabe für das Hauptprojekt der Einführung eines Feinplanungstools erhalten und konnten die nächsten Schritte in Angriff nehmen: Umsetzungsplanung und Ausschreibung.

Wie hat die Zusammenarbeit mit SALT ausgesehen?

Lena Reich: Die Zusammenarbeit war durch ein sehr partnerschaftliches Miteinander geprägt. Wir haben gemeinsam an einem Strang gezogen und hatten dabei immer ein klares Ziel vor Augen. So haben wir gemeinsam das Management von den notwendigen Maßnahmen überzeugt. Jeder einzelne Schritt war dabei wichtig, beispielsweise die durchgeführten Tages-Workshops, regelmäßige Jours fixes auf Projektleitungsebene sowie variable Abstimmungstermine, die das SALT-Team immer möglich gemacht hat – auch wenn es mal sehr kurzfristig war.

Was ist gut gelaufen, und wo würden Sie sich Verbesserungen wünschen?

Linda Hüttner: Besonders positiv fanden wir die offene Kommunikation zu Missständen, denn nur angesprochene Probleme können wir auch lösen. Die Wahrheit kam stets unumwunden zur Sprache – auch wenn diese manchmal etwas wehtut. Trotz Corona-Situation konnten wir das Vorprojekt sehr flexibel gestalten, sodass keinerlei Verzögerungen auftraten oder die Qualität gelitten hätte. Auch seitens des Vertriebs hatten wir eine sehr gute Unterstützung im Rahmen der Vorbereitung auf die Ergebnispräsentation und auch in allen kaufmännischen Belangen. Außerdem hat das SALT-Team Terminverschiebungen immer unkompliziert möglich gemacht. Kurz und gut, die Zusammenarbeit war partnerschaftlich, flexibel, zielorientiert und erfolgreich, mir fallen keine Verbesserungswünsche ein.

Haben Sie Pläne für weitere Projekte mit SALT?

Lena Reich: Wir werden sehen, ob wir unser Projekt gemeinsam umsetzen werden. Grundsätzlich würden wir uns sehr darüber freuen.

Über die RAUMEDIC AG

Die Gesundheit von Menschen steht für die RAUMEDIC AG im Mittelpunkt. Als Partner der internationalen Medizintechnik- und Pharmaindustrie entwickelt und fertigt das Unternehmen kunststoffbasierte Komponenten wie Schläuche, Katheter und Formteile sowie komplexe Baugruppen und Systeme für unterschiedlichste diagnostische und therapeutische Anwendungen.Für die klinischen Fachgebiete Neuromonitoring und Traumatologie stellt die RAUMEDIC AG hochpräzise Druckmesssysteme mit Mikrochiptechnologie her und leistet dadurch einen wesentlichen Beitrag zur sicheren Patientenversorgung auf der ganzen Welt. Denn mit über 70 Jahren Erfahrung und 900 Mitarbeitern weltweit verwandelt das Unternehmen Kundenideen in ausgereifte Produkte.

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