Warum ihr SAP-System nicht die Wahrheit sagt

sap fehler
© fizkes - stock.adobe.com
Bewerten
7 Bewertungen,
Durchschnitt 2,1

Die Daten in ERP-Systemen spiegeln oft nicht korrekt wider, wie die Prozesse in Produktion und Logistik tatsächlich ablaufen. Woran liegt das und wie lässt sich das ändern?

Täglich werden unzählige wichtige Entscheidungen aufgrund von Daten getroffen. Doch werden dabei die Korrektheit und Vollständigkeit der Daten hinterfragt? Ich befürchte, das passiert allzu häufig nicht. Beispielsweise investierte die NASA 125 Millionen Dollar in eine Sonde, die 1999 die Marsatmosphäre erkunden sollte. Ein Fehler bei der Umrechnung vom amerikanischen in das metrische System führte allerdings dazu, dass die Wissenschaftler den Kontakt zur Sonde verloren haben und diese daraufhin abstürzte – eine furchtbare Folge aus einem scheinbar kleinen Fehler in den Daten. Sicherlich sind die Auswirkungen in der Produktion nicht so dramatisch wie in diesem Beispiel, aber es verdeutlicht, worauf ich hinauswill:

Die im Unternehmen vorliegenden Daten, zum Beispiel in einem ERP-System, bilden nicht die realen Prozesse in Produktion und Logistik ab, und das hat negative Folgen für die Leistungsfähigkeit und Effizienz.

Daten sind das neue Öl und bilden heutzutage fast die ausschließliche Grundlage für Entscheidungen in Unternehmen. Die unterschiedlichen Bereiche – sei es Geschäftsführung, Produktion oder Logistik – bekommen die Zahlen, die sie für ihre Entscheidungen benötigen. Oft ist hierbei das führende ERP-System, häufig von SAP, die wichtigste Datenquelle. Doch was passiert, wenn man sich nicht auf die Daten verlassen kann?

Warum können Daten unzuverlässig sein?

Aus zahlreichen Projekten wissen wir, dass es verschiedene Gründe gibt, warum ERP-Systeme in Unternehmen nicht immer die Wahrheit sagen. Hier ein paar Beispiele aus der Produktion:

  1. Lückenhafte Daten in SAP

Das ERP-System liefert Planungsdaten für die Bearbeitung der Aufträge in der Produktion, erhält aber oft keine oder eine zeitlich versetzte Rückmeldung über den Auftragsfortschritt. Auch verwenden manche Unternehmen für die Produktionsplanung nicht SAP, sondern unterschiedliche Planungstool wie beispielsweise Excel und tragen die Planungsdaten für die Steuerung nicht in SAP nach. Dadurch gibt es keine Möglichkeit, belastbare Bedarfs- oder Fertigstellungstermine zu planen und an den Kunden zu kommunizieren. Besonders folgenschwer wird es, wenn die Verantwortlichen auf dieser lückenhaften Datenbasis Analysen oder Forecast erstellen und entsprechende Entscheidungen treffen.

  1. Der IT-Prozess unterscheidet sich vom physischen Ablauf in der Produktion

Oft sind in Unternehmen die Produktionsprozesse und die unterstützenden Prozesse wie Logistik, Vertrieb und Einkauf nicht entsprechend in den IT-Systemen abgebildet. Jedoch haben IT-seitige und administrative Prozesse einen großen Einfluss auf die Leistung von Produktionssystemen. Aus diesem Grund sollte man das SAP-System nicht nur als „Notizblock“ zur Dokumentation sehen, in dem lediglich Daten abgespeichert werden. Mit den richtigen Informationen versehen, plant und steuert es physische Prozesse im Produktionssystem und kann sogar automatisch weitere Prozesse anstoßen.

Auch können sich Prozesse unterscheiden, weil sie nicht nach dem Motto „wer-macht-was-wann“ definiert wurden und Transparenz und Durchgängigkeit fehlen. Beispielsweise plant ein Disponent einen Auftrag und gibt ihn in die Fertigung weiter, diese plant ihn dann für sich weiter ein. Bekommt er keine Rückmeldung aus der Produktion, muss der Disponent seinem Auftrag hinterhertelefonieren. Es wird ersichtlich, dass belastbare Plan-Liefertermine nur mit hohem Abstimmungsaufwand und auf Basis der Erfahrung der Mitarbeiter bestimmt werden können.

  1. Unzureichende Qualität der Stammdaten in SAP

Durch das Planen außerhalb des ERP-Systems und fehlende oder zeitlich versetzte Rückmeldungen fehlt der Bezug zu den Bewegungsdaten im SAP. Das Problem sind dann vor allem der hohe Pflegeaufwand und dass die notwendigen Änderungen an Stammdaten nicht nachgezogen werden. Auch können Stammdaten falsch gepflegt worden sein, zum Beispiel bei der Eingabe in Formularfeldern oder bei Produktstammdaten. Dies erschwert den Vergleich und die Analyse von Planungs- und Ist-Ergebnissen. Die Identifizierung der fehlerhaften Stammdaten und die anschließende Behebung erzeugen einen hohen manuellen Aufwand.

Welche Alltagsfolgen können entstehen?

Somit gibt es verschiedene Gründe, warum die Genauigkeit und Qualität der Daten nicht immer gewährleistet ist. Unvollständige beziehungsweise fehlerhafte Daten im SAP-System wirken sich früher oder später auf Geschäftsprozesse von Unternehmen aus und können zu Fehlern, Verzögerungen oder falschen Entscheidungen führen.

  • Falsche Simulationen aufgrund von schlechten Daten führen zu falschen Schlussfolgerungen z.B. bei der Produktentwicklung
  • Reaktionen bei komplexen Themen erfolgen zu spät
  • Falsche Schlussfolgerungen führen zu einem Handeln, das nicht an den Ursachen eines bestehenden Problems ansetzt. So kommt es lediglich zu einer Symptombekämpfung, eine zielgerichtete Wirkung tritt nicht ein. Kleiner wird das eigentliche Problem dabei nicht.
  • Aufgrund schlechter Datenqualität erhöhen sich die Kosten

Umsatzverlust, Zeitverlust, Imageverlust und erhöhte Risiken durch Datenfehler

Umsatzeinbußen sind nur eine der möglichen Folgen mangelnder Datenqualität. Eine durch sie verursachte missglückte Kommunikation mit Kunden kann darüber hinaus die Reputation Ihres Unternehmens schädigen. Mangelnde Datenqualität bindet Arbeitskräfte und entwickelt sich oft zu einem hohen Kostenfaktor. So schätzt der renommierte Experte für Informationsmanagement Larry P. English, dass die Höhe der durch fehlerhafte Datensätze verursachten Kosten bei zehn bis fünfzehn Prozent vom Umsatz liegt. Er geht zudem davon aus, dass Unternehmen bis zu 40 Prozent ihrer IT-Budgets für wiederkehrende Arbeiten ausgeben, die durch mangelnde Datenqualität verursacht wurden. Das ist viel und unterstreicht die hohe Relevanz der Datenqualität für den Unternehmenserfolg.

Abweichungen zwischen physischen und IT-seitigen Prozessen aufdecken

Um diesen Problemen entgegenzuwirken, empfehlen wir, eine ganzheitliche Prozessbetrachtung im Unternehmen durchzuführen. Dabei werden

  • die Produktionsprozesse und die unterstützenden Prozesse im Zusammenwirken betrachtet und
  • mit den im IT-System hinterlegten Prozessen, Informationsflüssen und den dort stattfindenden Entscheidungen abgeglichen.

Ziel sollte es sein, Abweichungen zwischen den physischen und IT-seitigen Prozessen sichtbar zu machen, um Transparenz zu schaffen und Probleme in den Prozessen zu identifizieren. Die Ermittlung der systemseitigen Daten erfolgt hierbei durch die Analyse der einzelnen Prozesse im SAP-System. Dafür werden die Prozessschritte aus den einzelnen Bereichen (Einkauf, Vertrieb, etc.) im Detail mit den Daten aus dem System betrachtet und grafisch dokumentiert. Mit den Erkenntnissen aus der Gegenüberstellung der physischen mit den IT-seitigen Prozesse und unter Berücksichtigung der gegebenen Rahmenbedingungen können nun gezielte Handlungsempfehlungen ausgearbeitet und ergebnisoffen bewertet werden. Das kann zum Beispiel zur Optimierung von Terminierungs- und Steuerungsparametern (Stammdaten) oder sogenannten „Quick-Wins“ führen, bei denen einfach realisierbare Optimierungsmaßnahmen der Standardprozesse im IT-System durchgeführt werden.

Generell ist es vollkommen in Ordnung, wenn physische Prozesse und IT-Prozesse unterschiedlich gelebt werden, da sie auch unterschiedliche Aufgaben im Unternehmen haben. Beispielsweise wird die Planung im IT-System und die Ausführung der Planung auf der Shopfloor-Ebene durchgeführt. Aber damit die Zeiten für die Ausführung korrekt ermittelt werden können, sollten die IT-Prozesse die physischen Prozesse entsprechend abbilden: Physis und IT muss zwingend zusammenpassen.

WHITEPAPER: SAP S/4HANA - So bereiten Sie die Migration vor

Wie können sich Unternehmen am besten auf eine S/4HANA Migration vorbereiten? Welche Voraussetzungen müssen Sie schaffen, damit die Migration Ihrer Systeme funktioniert? Erfahren Sie in diesem Whitepaper, welche 10 Aspekte schon vor einer S/4HANA-Einführung berücksichtigt werden sollten.

Keine Updates mehr verpassen: 1
© fizkes - stock.adobe.com

Zurück