Warum bei einer ganzheitlichen Prozessbetrachtung die IT nicht fehlen darf

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Prozesse und IT im Einklang: Um die Kosten in der Produktion und Logistik zu senken, die Qualität der Prozesse und somit der produzierten Artikel zu verbessern und den immer höheren Kundenanforderungen gerecht zu werden, ist es notwendig, die wertschöpfenden Prozesse zu analysieren und stetig zu optimieren.

Um Optimierungspotenziale zu identifizieren und gegebenenfalls vorhandene Probleme zu erkennen, sollten Sie eine systematische Analyse des Ist-Zustands durchführen. Die Ergebnisse dieser Analyse dienen als Grundlage für die Umsetzung von nachhaltigen Verbesserungsmaßnahmen in der Wertschöpfungskette Ihres Unternehmens.

Unklare Problemstellungen

Entdeckte Probleme können dabei unterschiedlicher Natur sein. Zum einen können undefinierte Problemstellungen auftreten, bei denen zwar der „Schmerz“ identifiziert, aber die Ursache dafür nicht klar ist. Ein Beispiel hierfür ist eine Liefertermintreue unter 70 Prozent, die ein Indikator für verschiedene Probleme mit vielfältigen Ursachen sein kann, beispielsweise durch einen fehlenden oder mangelhaften Austausch von Informationen zwischen Vertrieb und Produktion.

Oft steht die Komplexität der Zusammenhänge im Produktionssystem einem gesamtheitlichen Verständnis der Prozesse entgegen, wodurch diese nicht effizient sind. Beispielsweise ist oft nicht plausibel, welche Stammdaten für den Prozess oder die Fertigung relevant sind und welche Auswirkungen diese Daten auf den Wertschöpfungsprozess haben.

Es kommt hinzu, dass Prozesse in der Praxis physisch oft anders gelebt werden, als sie im Produktionssystem abgebildet sind. Grund hierfür kann zum Beispiel ein fehlendes Controlling der definierten Prozesse sein, wodurch es zu einer Diskrepanz zwischen definiertem und eingeführtem Soll-Prozess und dem tatsächlichen Ist-Prozess kommt.    

Wertstromanalyse – eine ganzheitliche Prozessbetrachtung

Eine ganzheitliche Prozessbetrachtung hilft dabei, Produktionsprozesse und die Produktion unterstützende Prozesse wie Logistik, Vertrieb und Einkauf im Zusammenwirken zu verstehen und liefert ein Gesamtbild des Produktionssystems. Es werden dabei alle Prozesse, sowohl physische Abläufe als auch IT-seitig planende und steuernde Instanzen, vom Lieferanten bis zum Kunden berücksichtigt.

Eine etablierte Methode zur durchgängigen und ganzheitlichen Prozessbetrachtung ist die Wertstromanalyse. Sie dient der Analyse der physischen Prozesse in Produktionssystemen auf dem Shopfloor. Die Informationen werden durch die systematische Befragung von prozessbeteiligten Personen direkt vor Ort in der Produktion erhoben und können zusätzlich durch eine klassische Wertstromaufnahme (Prozessbetrachtung) detailliert dargestellt werden. Fragen, beispielsweise zu Tätigkeiten und Aufgaben, Arbeitsaufträgen und Arbeitsvorrat oder Beständen, sollen die Prozesse präzisieren.  

WHITEPAPER: Diese Fehler sollte man bei einer Wertstromanalyse vermeiden

Eine gut durchgeführte Wertstromanalyse kann Ihnen ohne große Aufwände helfen, Prozesse zu verbessern und Probleme zu identifizieren. Doch auch bei dieser Methode können Fehler passieren, die Sie daran hindern, ihr volles Potenzial auszuschöpfen. Wir haben die häufigsten Schwachstellen zusammengefasst und erklären Ihnen in unserem Whitepaper, wie Sie sie vermeiden.

Visualisierung der Ergebnisse in Diagrammen

Die Dokumentation der gesammelten Informationen zu den Prozessen erfolgt in einem Wertstromdiagramm, auch Wertstromkarte genannt. Alle relevanten Informationen werden mit einer einfachen, verständlichen Symbolik dargestellt. Eigenschaften wie Prozess- und Rüstzeiten, Lager und Puffer mit dortigen Materialbeständen, Material- und Informationsflüsse und Steuerungslogiken finden sich hier wieder. Administrative und in IT-Systemen unsichtbar ablaufende Prozesse und Entscheidungen werden, wie auch bei den physischen Prozessen, durch Befragung der prozessbeteiligten Personen erhoben.

Mit dem Wertstromdiagramm erhält man eine transparente Gesamtübersicht über das Produktionssystem. Es dient als Basis für die Ableitung von Verbesserungsmaßnahmen und kann für ein anschließendes Wertstromdesign verwendet werden. Aus dem Wertstromdiagramm können jedoch keine Rückschlüsse gezogen werden, ob physische Prozesse im IT-System ungenau oder unvollständig abgebildet sind, beziehungsweise ob diese standardkonform ausgeführt werden.

Physis und IT im Einklang? Die systemische Wertstromanalyse

Um eine ganzheitliche Gesamtsicht des Produktionssystems zu erreichen, ist es daher notwendig, die klassische (physische) Wertstromanalyse um die im IT-System hinterlegten Prozesse und Entscheidungen zu ergänzen. Ziel der sogenannten „systemischen Wertstromanalyse“ ist es, die Abweichungen zwischen den physischen und IT-seitigen Prozess sichtbar zu machen, um Transparenz zu schaffen und die Problemstellungen in den Prozessen identifizieren zu können.

Die Ermittlung der systemseitigen Daten erfolgt durch die Analyse der einzelnen Prozesse im ERP-System, zum Beispiel von SAP. Hierfür werden die Prozessschritte aus den einzelnen Bereichen (z.B. Einkauf, Vertrieb…) im Detail mit den Daten aus dem System betrachtet und dokumentiert.

Die Analyse der IT-seitigen Prozesse erfolgt in Workshops mit dem jeweiligen Fachbereich. Die einzelnen durchzuführenden Prozessschritte werden der Reihe nach im System abgearbeitet.

Hintergrundinformationen, warum Prozesse im System so „gelebt“ und abgebildet sind, werden durch Befragung der Prozessbeteiligten ermittelt. Hier ergeben sich oftmals schon die ersten Anknüpfungspunkte für Optimierungen.

Dokumentation – alles auf einen Blick

Die Dokumentation der Daten erfolgt zum Beispiel in BPMN-Modellen (Business Process Model and Notation). Durch die Modellierung und grafische (visuelle) Dokumentation der Prozesse mit verschiedenen Symbolen erhält man eine klare und präzise Übersicht für Analysen und ist dadurch in der Lage, die Lücke zwischen Organisation und IT zu schließen.

Durch diese exakte Darstellung der im System abgebildeten Prozesse besteht nun die Möglichkeit einer Gegenüberstellung mit der klassischen Wertstromanalyse (= physischer Prozess) beziehungsweise diese entsprechend mit den Daten der IT-seitigen Analyse zu einer systemischen Wertstromanalyse zu erweitern. Etwaige Deltas zwischen den realen Prozessen und den systemseitig implementierten Prozessen werden sichtbar.

Handlungsempfehlungen auf Basis vollständiger Daten

Anhand der systemseitig ermittelten Daten können weitere Analysen dazu durchgeführt werden, welchen Einfluss IT-seitige Prozesse und Entscheidungen auf die physischen Prozesse haben. Das ermöglicht eine noch genauere Modellierung des Produktionssystems und führt zu einem gesamtheitlichen Verständnis der komplexen Zusammenhänge.  

Mit den Erkenntnissen der systemischen Wertstromanalyse aus der Gegenüberstellung der physischen mit den systemseitigen Prozessen und unter Berücksichtigung der gegebenen Rahmenbedingungen können nun gezielte Handlungsempfehlungen ausgearbeitet und ergebnisoffen bewertet werden. Handlungsempfehlungen können zum Beispiel die Optimierung von Terminierungs- und Steuerungsparametern (Stammdaten) oder sogenannte „Quick-Wins“ durch einfach realisierbare Optimierungsmaßnahmen der Standardprozesse im System sein.  

Durch das Übereinanderlegen der physischen Prozesse und der IT-Prozesse können Produktionssysteme somit bestmöglich auf die Anforderungen des wertschöpfenden Prozesses ausgerichtet, Optimierungspotenziale identifiziert und ein gesamtheitliches Verständnis der Zusammenhänge im System geschaffen werden.

Fazit

Wenn das Verständnis für die Zusammenhänge im Produktionssystem fehlt, ist ein gesamtheitliches Verständnis der Prozesse nicht möglich. Um die vorhandenen Optimierungspotenziale zu identifizieren und gegebenenfalls vorhandene Probleme zu erkennen, ist es wichtig, die physikalischen und IT-Anteile der wertschöpfenden Prozesse ganzheitlich zu analysieren und stetig zu optimieren. Die genaue Kenntnis Ihrer Prozesse versetzt Sie in die Lage, Ihre Kosten in Produktion und Logistik zu senken, die Qualität der Prozesse und der produzierten Artikel zu verbessern und den immer anspruchsvolleren Kundenanforderungen gerecht zu werden.

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