Step by Step zur Projekt­planung

Besonderheiten in der Pharma- und Chemie-Branche

Projektplanung Chemie
© Blue Planet Studio - stock.adobe.com
Bewerten
1 Bewertungen,
Durchschnitt 5,0

Beim Initialisierungsvorgang eines Projekts, handelt es sich um den Zeitabschnitt, in dem eine Projektidee beschrieben und alle relevanten Informationen dokumentiert werden. Diese Phase und die der Planung stehen zu Beginn eines jeden Projektes – so auch in der Pharma- und Chemie-Branche. In diesen Branchen kommen aber noch zusätzliche Anforderungen hinzu. So müssen wir beachten, dass eine Rückverfolgung über den gesamten Projektverlauf möglich sein muss. Eine sorgfältige Dokumentation und regelmäßige Kontrollen müssen genau nach Vorgaben erfolgen. Step-by-Step möchten wir Ihnen einmal den genauen Vorgang eines solchen Initialisierungsvorganges darlegen.

Prozess­anforde­rungen definieren

Im ersten Schritt geht es beim Request for Proposal (RfP) darum, Prozessanforderungen zu definieren, welche durch eine entsprechende Software unterstützt werden sollen. Dazu gehören auch IT-seitige Anforderungen wie Restriktionen im Bereich der Verarbeitungs- und Antwortzeiten und des User-Interface (UI).

Welche Kundenlö­sungen sind möglich?

Der ausgearbeitete RfP dient dem Implementierungspartner als Orientierungshilfe bei der Lösungsfindung und zur Erstellung der ersten Budgetindikation. Der Kunde bekommt somit einen Eindruck von den möglichen Lösungen, kann diese unter Berücksichtigung der eigenen Prozess- und IT-Strategie bewerten und anschließend auswählen. Falls zu Beginn des Projektes noch kein RfP vorliegt, kann dieser im Rahmen einer Machbarkeitsstudie gemeinsam erarbeitet werden.

Bereits für die Erstellung des RfP sowie für alle weiteren Projektaktivitäten ist es sinnvoll, die Zuständigkeiten genau festzulegen. Hierfür empfiehlt es sich, die sogenannte RACI-Matrix zu nutzen. Der Begriff leitet sich wie folgt ab:

  • Responsible
  • Accountable
  • Consulted
  • Informed

Durch die Einordnung der Aufgaben in die Matrix, können die zu erledigenden Aufgaben in Workflows gegliedert werden – eine wesentliche Aufgabe im Rahmen der branchenspezifischen Validierungsprozesse.

Risiken abwägen und Strategien finden

Um die Risiken im Projekt frühzeitig zu erkennen und nötige Strategien abzuleiten, bedarf es einer detaillierten Aufnahme und Klassifizierung der Risiken. Das dann entstandene Risiko-Register wird im Rahmen der Projekt-Initiierung erstellt, befüllt, sowie im kontinuierlichen Controlling und den eventbasierten Risk-Assessments überprüft, angepasst und erweitert.

Zusätzlich ordnet ein Projektplan alle anfallenden Aufgaben einem Zeitplan zu. Wie auch das Risiko-Register muss der Projektplan im weiteren Verlauf innerhalb des Controllings begutachtet, geprüft und angepasst werden. Denn mit Zuwachs der gewonnenen Informationen kann der Projektplan sukzessive erweitert werden.

Requirement & Solution

Als Ergebnis der bisher beschriebenen Tätigkeiten steht eine initiale, bewertete Projektplanung für das Projekt. Um diese eher grobe Betrachtungsweise zu spezifizieren, werden die im RfP genannten Anforderungen weiter im Detail beschrieben. Dies erfolgt in der kommenden Phase, der sogenannten „Requirement & Solution Definition“, welche in Form von gemeinsamen Detaillierungs-Workshops abgewickelt wird. Um ein grundlegendes Verständnis und ein gemeinsames Wording für die Lösung zu erlangen, führen wir in diesem Zuge auch ein initiales SAP Standard Training mit unseren Kunden durch. Alle wesentlichen Key-Player der kommenden Detaillierungs-Workshops nehmen daran teil und erhalten einen Überblick über die Funktionen sowie Arbeitsweisen der zu implementierenden Software.

Die letzte und doch wesentliche Tätigkeit im Rahmen des Projektbeginns ist die gemeinsame Erstellung eines vollumfänglichen Validierungsplanes. Die branchenspezifischen Aufgaben werden für das konkrete Vorhaben ausgewählt und der Validierungsplan mit den weiteren Projektaktivitäten zusammengeführt. Als Ergebnis wird das geplante Projektvorhaben in eine validierte Umgebung eingebunden und alle Tätigkeiten, Systemlokationen und Workflows abgestimmt und in der Planung festgeschrieben.

Erst nach Abwicklung aller – in der Phase der Projektplanung und Initiierung, vorgesehenen Aufgaben – erfolgt der Übergang in die nächste Projektphase: Die Definition der Requirements und Solutions.  Die Projektinitialisierung ist hiermit abgeschlossen, inklusive aller Dokumentationen, die für die Chemie- und Pharmabranche wichtig sind.

Keine Updates
mehr verpassen:
1
© Blue Planet Studio - stock.adobe.com

Zurück