Process Mining: Definition, Beispiele & Gründe

Visibilität über operative Prozesse mit Echtdaten aus Transaktionen

Process Mining
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Um Prozesse komplett im IT-System abbilden zu können, benötigen Sie Methoden, mit denen Sie die physische Welt wie z.B. die von Mitarbeitern im Lager zurückgelegten Wege digital abbilden können. Process Mining ist dabei das Mittel der Wahl.

Was ist Process Mining?

Wie gut kennen Sie Ihren End-to-End-Prozess wirklich? Gucken Sie doch mal im System nach! Hilfreich dabei, den gesamten Prozess wirklich kennenzulernen, ist das Process Mining. Dabei handelt es sich um eine Methode der Geschäftsprozessanalyse, mit der Sie Business-Prozesse grafisch darstellen und analysieren sowie Optimierungen ableiten können.

Wie wird Process Mining eingesetzt?

Viele Prozesse laufen in der Realität ganz anders als man denkt. Manche Prozessschritte werden von Mitarbeitern gar nicht als festes Element im Prozess erkannt und Optimierungspotentiale werden gar nicht erst beleuchtet. Hier deckt Process Mining mit Echtdaten aus den Systemen auf, wie der IST-Prozess wirklich abläuft, ohne die Verzerrungen die sich ergeben, wenn man sich im blinden Vertrauen von den theoretisch geplanten SOLL-Prozessen Sand in die Augen streuen lässt. „Das google ich mal“ steht sicher nicht in Ihren Prozesshandbüchern, dennoch sehen es Mitarbeiter im Alltag oft als die einzige Möglichkeit, ihre Arbeit zu erledigen. Hier sind Anpassungen in den Prozessen dringend nötig. Beim Aufdecken des Bedarfs hilft das Process Mining.

Jedes Benutzen von IT-Systemen wie etwa dem Enterprise Ressource Planning-System (ERP) generiert Daten durch verschiedene Transaktionen. Dies hinterlässt digitale Fußabdrücke in sogenannten Ereignisprotokollen (Event Logs), die sich rückverfolgen lassen. Das Lesen dieser digitalen Fährten ist nicht nur aufschlussreich hinsichtlich der Fragen, warum ein Prozess wie lange dauert oder wie viele Systembrüche ein Prozess aufweist. Es ist auch spannend zu beobachten, ob es auffällige Muster zu entdecken gibt. Ist etwa der Prozess schon im SOLL falsch aufgesetzt worden und Mitarbeiter holen sich mit Prozessbrüchen die Freiräume zurück, die sie für Ihre Tätigkeiten benötigen?

Wenn der SOLL-Prozess auf Grundlage der beobachteten Realität nachgeschärft wird, dann haben wir Best Practices formuliert, Prozessvarianten berücksichtigt und die Grundlage zu Prozessautomatisierung gelegt. Auch weitere moderne Business Process Management- Technologien (BPM) wie Robotic Process Automation können hier nun aufsetzen.

Des Weiteren können Compliance- und Audit-Vorgänge unterstützt werden. Sie können Standard Operating Procedures (SOPs) nachschärfen, aber auch den Weg von Informationen nachverfolgen und ermitteln, durch welche Handelsvereinbarungen und hinterlegten Kundenregeln es zu welchen Preisermittlungen und gegebenenfalls auch zu Fehlern kam.

Kombiniert mit weiteren Technologien noch kraftvoller

Die Methodik des Process Mining kann durch sogenanntes Task Mining zusätzlich flankiert werden. Mit Task Mining können Sie feststellen, wo manuelle Prozesse ohne Systemunterstützung auftreten. Sind diese unerwünschten Workarounds erst einmal bekannt, können Sie Wege prüfen, um diese zu digitalisieren und zu automatisieren. Hier liegt der Hebel, um Zeit und Geld zu sparen und die Qualität zu erhöhen. Weniger Fehler führen zu höherer Qualität und reduzieren die nötige Re-work, was wiederum Geld spart. Lücken im Prozess werden sichtbar und das zuvor von wenigen Mitarbeitern gehaltene Wissen wird für alle transparent gemacht.

Wenn die Softwaresysteme selbst nicht in der Lage sind, sich durch Workflows oder Schnittstellen weiter zu automatisieren, gibt es den Brückenschlag durch das bereits erwähnte Robotic Process Automation. Dies ist ein desktop-orientierter Ansatz, bei dem Softwareroboter zuvor manuell ausgeführte, zeitintensive Aufgaben übernehmen. Es wird keine Schnittstelle zwischen Systemen benötigt, da der Roboter den Mauscursor übernimmt und selbst die Rolle der grafisch-objektorientierten Schnittstelle ausübt, die sonst typischerweise beim Menschen liegt.  Wiederkehrende Tätigkeiten, die einer in Prozessen abbildbaren Logik folgen, können sehr stark skaliert werden, da ein Softwareroboter um ein vielfaches schneller und präziser arbeiten kann als Menschen. Das Tempolimit stellt hier der Tastaturpuffer da, in dessen Geschwindigkeit der Computer in der Lage ist, Tastenanschläge zu erfassen.

Final können auch körperliche Tätigkeiten digital erfasst werden, durch den Einsatz von Beacons und Wearables. Das Motion Mining erfasst die menschliche Belastung und Bewegung bei körperlicher Arbeit und kann wertvolle digitale Informationen erzeugen, die dann in weiteren digitalisierten Prozessschritten verarbeitet und gesteuert werden können. Es wird ein digitaler Zwilling des Werkers im Arbeitseinsatz erstellt, welcher dann einer von Künstlicher Intelligenz unterstützten Anwendung zur Verfügung gestellt und eingesetzt wird, um das Internet of Things auf dem Shopfloor zu orchestrieren. So bleibt der Mensch als wertvollste Ressource im Zentrum und Maschinen spielen zusätzlich als Hyperscaler ihre Vorteile bei der Skalierung der Leistungsfähigkeit aus.

Whitepaper: Beispiele für die erfolgreiche Digitalisierung der Produktion

Wer wettbewerbsfähig bleiben will, muss seine Prozesse digitalisieren: Die Kundenwünsche werden immer anspruchsvoller und sind mit herkömmlichen analogen Prozessen nicht zu erfüllen. Kunden fordern heute immer individuellere Produkte und schnelle, flexible, transparente Prozesse. In diesem Dokument finden Sie praxisnahe Beispiele, wie die Digitalisierung in den Bereichen Strategie, Planung, Produktion, Auslieferung, Transport und Regulierung zu mehr Wertschöpfung im Unternehmen führt.

Fazit: Es gibt viele Gründe, Process Mining einzusetzen

  • Manche Prozesse sind hinsichtlich der KPIs auffällig oder wirken chronisch krank. Hier ist Process Mining das mächtigste Instrument, um die Systeme zu durchleuchten.
  • Wenn ein Unternehmen bereits ein BPM-Team vorhält, dann stellt sich die Frage: Warum wird noch kein Process Mining betrieben? Fragebögen oder Beobachtung können der Realität nicht annähernd so gut auf die Spur kommen, aber der Aufwand bei der Untersuchung ist in etwa gleich groß.
  • Process Mining ist das Fundament für ein prozessautomatisiertes Unternehmen!
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