Robotic Process Automation: Definition, Beispiele und Vorteile

Robotic Process Automation: Definition und Erklärung

Hinter dem Begriff „Robotic Process Automation“ (auf Deutsch: robotergestützte Prozessautomatisierung, RPA) verbirgt sich eine Softwaretechnologie, mit deren Hilfe strukturiert ablaufende, sich wiederholende und auf eindeutigen Regeln basierende Geschäftsprozesse automatisiert werden können.

Wurden die hierfür erforderlichen Tätigkeiten in unterschiedlichen IT-Systemen bisher jeweils von Menschen absolviert, wird durch die RPA-Technologie auf der Benutzeroberfläche imitiert, wie ein Mensch diese Programme und Applikationen bedient. Tätigkeiten, die bisher von einem Menschen durchgeführt werden mussten, können durch RPA (die auch als Software-Roboter oder kurz „Bot“ bezeichnet wird) vollständig automatisiert werden. Hierbei handelt es sich jedoch nicht um physische Roboter, wie sie etwa in automatisierten Fertigungsstraßen eingesetzt werden, sondern um reine Softwarelösungen, die keine zusätzliche Hardware erfordern.

Da ein RPA-Bot ebenso wie ein Mensch auf der Ebene der grafischen Benutzeroberfläche arbeitet, sind für den Einsatz der Robotic Process Automation weder zusätzlichen Schnittstellen noch Anpassungen im operativen Prozess erforderlich. Auch wird die IT-Infrastruktur im Unternehmen durch den Einsatz von RPA nicht verändert, sodass die Einführung und Nutzung vollkommen autark, vergleichsweise einfach und mit geringen Investitionssummen erfolgen kann.

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RPA – Entwicklung und Geschichte

Erstmals wurden Methoden der robotergestützten Prozessautomatisierung in den frühen 2000er Jahren erwähnt; die zugrundeliegende Technologie hierfür wurde sogar noch einige Jahre früher entwickelt. Entscheidende Schlüsseltechnologien für RPA sind die IT-gestützte Workflow-Automatisierung, Screen Scraping sowie „künstliche Intelligenz“. Software zur Workflow-Automatisierung ermöglicht den Verzicht auf die manuelle Eingabe durch einen menschlichen Benutzer und damit eine höhere Verarbeitungsgeschwindigkeit und Genauigkeit, während sog. künstliche Intelligenz IT-Systeme in die Lage versetzt, auch komplexere Aufgaben zu übernehmen und kontextabhängig Entscheidungen zu treffen. Screen Scraping bezeichnet die Erfassung und Auslesung von auf dem Bildschirm angezeigten Daten aus sogenannten „Legacy-Systemen“ mit dem Ziel, diese in einem modernen IT-System anzeigen und nutzen zu können.

Die zwei Arten der Prozessautomation

Grundsätzlich lassen sich bei der roboterbasierten Prozessautomatisierung zwei Varianten unterscheiden: die Vollautomatisierung und die Teilautomatisierung. Bei einer Vollautomatisierung arbeitet der Bot komplett selbstständig. Ein menschliches Eingreifen in die absolvierten Prozessschritte ist nicht erforderlich – allenfalls je nach konkretem Kontext in Ausnahmefällen. Das Gros der Aktivitäten und Prozesse führt der RPA-Bot vollautomatisch und ohne menschliche Interaktion aus.

Eine Vollautomatisierung kommt häufig beim Back-Office zum Einsatz, wo der Roboter große Datenmengen sammelt, sortiert, analysiert und innerhalb der Organisation an bestimmte Mitarbeiter verteilt. Beispiele sind etwa die automatische Reaktion auf E-Mails, die per Robotic Process Automation interpretiert und automatisiert intern verteilt oder verarbeitet werden.

Bei einer Teilautomatisierung wird der RPA-Bot eingesetzt wie ein digitaler Assistent, der dem menschlichen Benutzer zuarbeitet. Bei der Teilautomatisierung steht die Interaktion von Mensch und Bot im Fokus, wobei der Mensch führend ist und der Roboter erst bei bestimmten Aktivitäten oder Ereignissen aktiv wird und im Rahmen der vorher festgelegten Regeln Prozessschritte eigenständig durchführt.

Weil der Mensch bei einer Teilautomatisierung stärker eingebunden ist, kann diese deutlich flexibler eingesetzt werden. Beispiele hierfür sind etwa automatisierte Datenbankabfragen und die Aggregation der ermittelten Daten zu einem (kundenspezifischen) Report, der dem zuständigen Sachbearbeiter zur Verfügung gestellt wird. Auch die Vereinbarung von Terminen oder die Erstellung von Nachweisen sind Prozesse, die von einer RPA-Teilautomatisierung profitieren.

Robotic Process Automation vs. traditionelle Prozessautomatisierung

Bei der traditionellen Prozessautomatisierung sind Investitionen in neue IT-Plattformen erforderlich, außerdem müssen in der Regel auch Geschäftsprozesse angepasst werden, um sie mit IT-Unterstützung automatisieren zu können. Bei der roboterbasierten Prozessautomatisierung wird hingegen ein anderer Weg beschritten, denn die Automatisierung erfolgt auf der Ebene der Benutzeroberfläche – ebenso, als würde ein Mensch die Interaktionen mit der jeweiligen Software vornehmen. Darum müssen bestehende Anwendungen für die Einführung und Nutzung von RPA nicht verändert oder gar ersetzt werden, weshalb auch die bei IT-Projekten mit ähnlicher Komplexität unverzichtbaren Systemtests (ggf. mit dem Aufsetzen eines getrennten Testsystems) nicht erforderlich sind. Robotic Process Automation bietet aus diesem Grund deutliche Kostenvorteile und lässt sich schneller und einfacher einführen und produktiv im Unternehmen verwenden.

Anwendungsgebiete für Robotic Process Automation – Beispiele

Da RPA grundsätzlich überall genutzt werden kann, wo bisher ein Mensch Tätigkeiten mithilfe der vorhandenen IT-Systeme absolviert, lässt sich die Technologie in jeder Branche und jeder Abteilung sinnvoll nutzen, beispielsweise in den folgenden Bereichen:

  • Verarbeitung von Dokumenten (Rechnungen, Avis, Belege etc.),
  • Indexierung von Websites,
  • Ausfüllen und Versand von Formularen,
  • Bearbeitung von E-Mails,
  • Interaktionen im Bereich Social Media,
  • Bearbeitung, Verwaltung und Aktualisierung von Dateien,
  • Durchführung von Rechenoperationen,
  • Erstellung und Aktualisierung von Reports und Dashboards.

Vorteile, Ziele & Kritikpunkte

Robotic Process Automation: Vorteile und Ziele

  • Niederschwellige Technologie,
  • Kostenreduktion im Bereich Personalkosten,
  • Vermeidung von Fehlern durch Automatisierung,
  • Reduktion von Risiken,
  • Entlastung von Mitarbeitern,
  • Verkürzung der Prozessdauer,
  • Stabilisierung von Geschäftsprozessen.

Kritikpunkte RPA

Auch wenn Robotic Process Automation an Bedeutung sicherlich noch weiter zulegen wird, weist die Technologie auch Schwächen auf, die die Einsatzmöglichkeiten einschränken:

  • keine oder nur eine unzureichende Prozessanalyse,
  • es können nur vollständig regelbasierte Prozesse automatisiert werden,
  • Daten und Informationen müssen eindeutig sein,
  • mangelnde Flexibilität bei häufig wechselnden Plattformen.

Fragen und Antworten

Wie funktioniert Robotic Process Automation?

RPA-Bots imitieren menschliche Tätigkeiten bei der Arbeit mit unterschiedlichen IT-Systemen. Der Bot loggt sich automatisch in die erforderlichen Systeme ein, führt dann gemäß einem festgelegten Regelwerk Aktionen aus und berücksichtigt wie ein menschlicher Benutzer Reaktionen des Systems bei weiteren Aktivitäten.

Was sind die Vorteile von RPA?

Robotic Process Automation unterstützt Unternehmen bei der digitalen Transformation und ermöglicht ihnen, Prozesse schneller, sicherer, kostengünstiger und ohne Fehler zu absolvieren sowie personelle Ressourcen sinnvoller einzusetzen.

Für welche Branchen ist der Einsatz von RPA geeignet?

Robotic Process Automation kann grundsätzlich überall dort eingesetzt werden, wo standardisierte, IT-basierte Geschäftsprozesse zur Anwendung kommen. Beispiele dafür sind etwa die Buchhaltung oder der Finanzdienstleistungssektor. Auch im Kundendienst, insbesondere im First Level Support, im Gesundheitswesen (Bearbeitung von Patientenakten, Abrechnung, Reporting, …) sowie im Supply Chain Management (Beschaffung, Auftragsabwicklung, Sendungsverfolgung etc.) bietet RPA enorme Vorteile.

Worauf muss bei der Einführung von RPA geachtet werden?

Entscheidend für eine erfolgreiche Einführung von Robotic Process Automation ist die frühzeitige und vollumfängliche Einbindung des Managements und aller beteiligten Mitarbeiter. Zudem müssen die zu automatisierenden Prozesse im Vorfeld korrekt und – insbesondere mit ihren Abhängigkeiten über IT-Systeme hinweg – vollständig erfasst, analysiert und in das RPA-Regelwerk integriert werden.

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