Self-Service-BI – ein erfolgsversprechender Trend auch für Sie?

Schnelle Ergebnisse liefern und agil im Wettbewerb mit anderen Produkten oder Dienstleistungen sein – aufgrund wachsender und hochkompetitiver Märkte müssen Unternehmen verstärkt dazu in der Lage sein. Von diesen Anforderungen ist auch das klassische BI als zentrales Element der Informationsbeschaffung und -aufbereitung stark betroffen. Dieser Entwicklung trägt der in der BI-Welt derzeit häufig diskutierte neue Trend „Self-Service-BI (SSBI)“ Rechnung.

SSBI ist ein Prozess, in dem Fachanwender selbstständig auf ein Data Warehouse zugreifen und die zentralen Daten gegebenenfalls mit lokalen Informationen anreichern, um Reports zu erstellen und Analysen durchzuführen. Ziel von SSBI ist, dass die Fachanwender schneller zu besseren Ergebnissen kommen. Schneller, da sie nicht auf die IT warten müssen. Und besser, da sie durch ihre fachliche Expertise die detaillierten Erkenntnisse aus den Daten gewinnen können.

Doch was sind die Gründe für diesen Trend und welche Herausforderungen sind zu erwarten, wenn Sie SSBI in Ihrer BI-Landschaft erfolgsversprechend einsetzen möchten?

5 Gründe, warum SSBl im Trend liegt

  • SSBI schafft einen hohen Grad an Unabhängigkeit von der IT durch selbstständiges Zugreifen auf Daten für Auswertung und Analyse
  • Mit SSBI ist der Fachanwender in der Lage, Informationen auch schnell auf kurzfristige Anfragen zu liefern
  • Anwender haben mehr Freiheiten, um sich individuelle Berichte und Analysen nach ihren Anforderungen zu gestalten
  • Erweiterung der Datenanalyse und Datenauswertung durch Anreicherung lokaler Daten
  • Eigenständiger Zugriff auf die Daten führt zur Aufwandsminimierung bei der IT-Abteilung

Zu Beginn stellt sich die Frage nach der Motivation für den Einsatz eines neuen BI-Tools. BI-Anwender haben die Erwartungshaltung, dass sich unternehmenskritische Daten zum Beispiel aus den Bereichen Wareneingang/Lagerhaltung, Produktion, Distribution sowie Handel schnell, übersichtlich und transparent darstellen lassen. Die Datenauswertung bildet damit die Grundlage dafür, Unternehmensentscheidungen faktenbasiert zu treffen. Hierbei ist die Zusammenführung der Daten aus den verschiedensten Quellen eine große Motivation der KMU, in eine BI-Lösung zu investieren.

Der richtige Umgang mit Daten und Gewährleistung in der IT-Sicherheit

Der große Mehrwert, unabhängig von der IT-Abteilung und autonom bei der Erstellung von Berichten und Analysen zu sein, verlangt insbesondere vom Fachanwender, dass die Strukturen und Herkunft der Daten bekannt sind. Eine schnelle und unabhängige Datenanalyse setzt zudem eine einwandfreie Datenqualität voraus. Ist diese nicht gegeben, basieren erstellte Berichte oder durchgeführte Analysen auf einer inkonsistenten Datengrundlage. Das Ergebnis wird verfälscht! Um dies zu vermeiden, müssen die Fachanwender geschult oder durch die IT-Abteilung unterstützt werden. Damit kann die Modellierung und Transformation der Daten für den Fachanwender ohne große Hürde durchgeführt werden. Dieser Schritt ist ein wichtiger Bestandteil im SSBI, da die Daten primär den Endanwendern in einwandfreier Qualität zur Verfügung gestellt werden oder die Fachanwender durch ein intuitiv bedienbares Tool-Set selber in der Lage sind, ihre Daten aufzubereiten.

Daten, die durch die Fachanwender selbst aufbereitet und ergänzend hinzukommen, sollten in einem regelmäßigen Review-Prozess durch die IT geprüft werden, ob sie in die Unternehmensdatenbasis mit aufgenommen und somit allen Anwendern konsolidiert bereitgestellt werden können.

Dies schafft Transparenz im SSBI-Prozess, entspricht der Einhaltung von grundlegenden Richtlinien zur Aufbereitung relevanter Unternehmensdaten und verhindert einen Wuchs an Insellösungen und Inkonsistenzen in der Datenzusammenführung.

Neben dem richtigen Umgang mit den Daten ist die Gewährleistung der IT-Sicherheit ein wichtiger Aspekt bei der Einführung von SSBI. Durch die Berücksichtigung von unternehmensinternen Datenschutzrichtrichtlinien und der Verwendung von nutzerspezifischen Rechten wird vermieden, das SSBI zu chaotisch durchgeführt wird. Dies führt zu einer gesicherten SSBI-Umgebung mit einem klaren Berechtigungskonzept ohne starke Abweichung vom Standard-Reporting. Die Herausforderung besteht darin, interne Datenflüsse an SSBI anzupassen und eine unternehmensweite Datenbasis mit grundlegenden Berechtigungen zu gestalten.

Wie kann SSBI erfolgreich eingesetzt werden?

Wir sehen SSBI als wertvolle Ergänzung zu einer zentralen BI-Lösung im Unternehmen. SSBI kann das Standard-BI nicht ablösen, sondern stärkt Fachanwender bei der Erstellung individueller Analysen und Auswertungen. Verbunden mit einem höheren Grad an gewünschten Freiräumen wird die Agilität für den Berichtsersteller gefördert. Damit ergibt sich die Möglichkeit, das klassische BI flexibler zu gestalten. Aus unserer Sicht ist es besonders wichtig zu prüfen, ob die Ergänzung von SSBI sinnvoll ist und zur BI-Strategie des Unternehmens passt.

Der Trend zeigt aktuell, dass der alleinige Einsatz von SSBI kein Allheilmittel darstellt. Um SSBI nachhaltig erfolgreich zu nutzen, muss die gesamtheitliche IT-Architektur berücksichtigt werden. Wenn SSBI zielgerichtet eingesetzt wird, können Vorteile wie beispielsweise schnelles Erstellen von benutzerdefinierten Berichten in den Fachbereichen sinnvoll genutzt werden. So ist eine erfolgreiche Erweiterung der vorhandenen BI-Landschaft möglich.

 

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