Agile Projektmethodik: In Sprints gemeinsam zum Erfolg

Sie kennen das: Projektplan und Timeline sind erstellt, und das Budget ist freigegeben. Ihr Team steht in den Startlöchern, ist aber im Tagesgeschäft gebunden. Ihr Unternehmen hat sich für einen Implementierungspartner entschieden. Eigentlich kann nun nichts mehr schiefgehen, und dennoch verspüren Sie aus Ihrer langjährigen Erfahrung heraus ein gewisses Unwohlsein.

Sie fragen sich: Wo wird das Projekt in einem Jahr stehen? Kann der Implementierungspartner die gemachten Versprechen halten, und war das entgegengebrachte Vertrauen gerechtfertigt? Aus eigener Erfahrung wissen wir aber: IT-Dienstleister bewegen sich in einem ähnlichen Spannungsfeld. Auch wir gehen mit Ihnen eine unbekannte Partnerschaft ein. Wir wissen zwar, wie z.B. die SAP-Logistik und die Supply Chain ticken. Dennoch bleibt das Risiko von Diskrepanzen zwischen dem erarbeiteten Geschäftsprozessmodell und den tatsächlichen Abläufen im operativen Geschäft bestehen.

Das Beste aus jahrelanger Projekterfahrung

Wir haben die Erfahrungen aus zahlreichen Projekten in einem speziell zugeschnittenen agilen Realisierungsvorgehen zusammengeführt. Dabei werden viele Elemente des klassischen Projektvorgehens in ein agiles Sprintvorgehen übertragen und um spezielle Elemente und Werkzeuge angereichert. Erst diese Kombination sichert den Erfolg des Ansatzes.

Logistische Kernprozesse, die die Anforderungen zu 80 Prozent erfüllen – undenkbar? Die 80-Prozent-Regel, ein Paradigma des klassischen Projektvorgehens, kann in logistischen Kernprozessen nicht angewendet werden. Schlimmstenfalls kommt wegen der fehlenden 20 Prozent die Produktion ins Stocken, oder die Kunden warten auf dringend benötigte Lieferungen.

Klar definierte Kernprozesse dienen als Basis

Wie lässt sich dieses Schreckensszenario vermeiden? Ausgangspunkt ist weiterhin das Pflichtenheft, das idealerweise von einem erfahrenen Projektteam erstellt wurde. Die weiteren Schritte in unserem Haus sind dann: Wir begleiten Sie durch das gesamte Projekt, wodurch die Kommunikationsbasis sichergestellt und die Erwartungshaltung für alle Beteiligten transparent ist.

Einmal definiert und alles wird gut? Ein Irrglaube, der schon so manches Projekt zu einem Albtraum hat werden lassen. Die ideale Vorgehensweise sieht so aus: definieren, umsetzen, gemeinsam validieren, nötigenfalls anpassen und nachjustieren. Die Kunst dabei: Weder der Kosten- noch der Zeitrahmen darf gesprengt werden. Wir setzen hier während des gesamten Projekts auf das agile Vorgehen, wobei der Schwerpunkt auf der Realisierungsphase liegt, wir jedoch auch in enger Kooperation den Weg in einem ganzheitlich agilen Projekt beschreiten können.

Sprints als Teil des Ganzen

Kern des Ansatzes ist das Aufbrechen einer monolithischen, mehrmonatigen Realisierungsphase in eine Anzahl von Umsetzungs- und Feedbackschleifen, frei nach dem Motto „Teile und kontrolliere“. Ein Realisierungssprint setzt üblicherweise einen Kernprozessbereich aus Ihrem Prozess vollständig gemäß Pflichtenheft um, z.B. den Wareneingang mit Q-Prüfung. Hierbei wird in einem Zeitraum von 4 bis 6 Wochen bereits eine vollständig funktionierende Prozesseinheit in Ihrer Testumgebung bereitgestellt.

Bereits der erste Sprint durchläuft zahlreiche Phasen, die einem klassischen Projekt entsprechen. So werden die Entwicklung und das Customizing für ein SAP-Projekt zeitgleich durchgeführt. Selbstverständlich wird die vollständige Dokumentation erstellt und bildet die Grundlage für das Testen bzw. die Validierung. Mit dem Sprintende einher geht die Sprintabnahme, die allen Beteiligten einen klaren Stand zur Zielerreichung gibt. Die Herausforderung hierbei: Alle Teilschritte und Aufgaben sind jeweils in einem Sprint-Zeitraum von 4 bis 6 Wochen abzubilden.

Agil Readiness Score (ARS)

Basierend auf den Erfahrungen mit agilen Projekten können eindeutige Einflussgrößen für ein erfolgreiches agiles Projekt abgeleitet werden. Gemeinsam mit Ihrem Projektmanagement bewerten wir vor Projektbeginn die individuelle Eignung der unterschiedlichen agilen Werkzeuge und des Gesamtvorgehens. Zu berücksichtigen sind hierbei ganz besonders die Projektrahmenbedingungen. Diese Einstufung mündet in einem Kennwert, dem ASR, der allen Beteiligten die Möglichkeit gibt, die zu erwartenden Herausforderungen gezielt zu bearbeiten.

Die Top-5-Einflussfaktoren seien hier nur angerissen:

Projektumfang & Projekteinbettung

Großprojekte oder fix eingebundene Unterprojekte sind agil schwierig durchzuführen.

Organisationsstrukturen & Unternehmenskultur

Matrixstrukturen werden in Ihrem Unternehmen situativ zum Einsatz gebracht. Damit ist ein wichtiger organisatorischer Grundstein gelegt.

Ausgeglichene Teamstärke

Eine personelle Aufstellung im Verhältnis 1:1 zwischen Kunden- und Expertenteam sichert im engen Sprint-Zeitrahmen die synchrone Bearbeitung.

Kommunikationsfähigkeiten

Das agile Vorgehen fördert und vor allem fordert gute kommunikative Skills. So gehören tägliche SCRUM-Runden zum Basisrepertoire.

Time-To-Decision

Agilität betrifft gerade die Entscheidungsfindung. In einem 4-wöchigen Sprint sind mehrtägige Entscheidungszyklen bereits erschwerend

Ein niedriges ARS-Ergebnis muss aber nicht das Ende für ein agiles Projektvorgehen bedeuten – wir finden dennoch einen Weg. Dabei ist der Rückgriff auf klassische Projektansätze ein fester Bestandteil des Leistungsangebots und des Methodenwerkzeugsatzes.

 

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